E. Bedrijfsvoering

COVID-19 had in 2020 grote invloed op onze bedrijfsvoering.

Invloed voor burgers, bedrijven en instellingen
Door COVID-19 maakten inwoners en ondernemers op grote schaal gebruik van onze online diensten. Tot bijna zeventig procent van de aanvragen kwam via die weg bij ons binnen. We maakten verschillende nieuwe COVID-19 gerelateerde e-diensten.

Door COVID-19 kreeg vooral het ontdekken van online mogelijkheden voor interactie een enorme impuls.

We zorgden ervoor dat we de facturen van derden sneller betaalden (89% binnen dertig dagen).

Door COVID-19 bleven de studiezalen van het Zeeuws Archief vanaf 17 maart 2020 vrijwel volledig dicht. Ook die in Terneuzen. Het Zeeuws Archief handelde informatievragen online af. Het bouwarchief in het stadhuis Terneuzen bleef wel open en kreeg 435 aanvragen.

Invloed voor medewerkers
Onze medewerkers gingen op grote schaal thuiswerken. Werkten er voorheen 25 medewerkers thuis, nu zijn dat er dagelijks zo'n 300. Het werken op afstand en het digitaal vergaderen groeide snel. Onze medewerkers zien dit nu als gewoon. Het digitaal werken drukte een grote stempel op onze digitale systemen.

Aan medewerkers, die hun taak tijdelijk zagen wegvallen, konden we nieuwe of vervangende taken geven. Onze medewerkers hebben zich bij het thuiswerken en bij vervangende taken erg flexibel getoond.

We stopten veel energie in de inrichting van onze kantoren. Zo konden burgers veilig en volgens de maatregelen rond COVID-19 het stadskantoor bezoeken en medewerkers konden veilig hun werkzaamheden uitvoeren. Op plaatsen waar dit nodig was, schermden we werkplekken af en stelden we looproutes in. Verder zorgden we voor allerlei hygiënische maatregelen en de nodige beschermingsmiddelen voor onze medewerkers.

Daarnaast hielden we een medewerkersonderzoek om te zien welke invloed COVID-19 heeft op onze medewerkers.

We communiceerden afgelopen jaar intensiever via intranet en e-mail. Dit door COVID-19 en de invloed hiervan op het werk en de werkplek. Zo brachten we zeer regelmatig COVID-19- nieuwsbrieven uit.

Rechtspositie
De cao voor het gemeentepersoneel had een looptijd tot 1 januari 2021 en was dus van toepassing op 2020. Op basis van die cao verhoogden we de salarissen per 1 januari, per 1 juli en per 1 oktober 2020 telkens met 1%. Ook steeg de pensioenpremie in 2020. Deze toename van de loonkosten konden we opvangen binnen de in de begroting 2020 geraamde bedragen voor salarislasten.

2020 was het eerste jaar waarin medewerkers van de gemeente vielen onder het private arbeidsrecht. Dit als gevolg van de invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) per 1 januari 2020. Hierdoor kregen onze medewerkers onder andere een arbeidsovereenkomst in plaats van een eenzijdige aanstelling. De invoering en omzetting naar het private arbeidsrecht vond zonder noemenswaardige problemen plaats.

Integriteit
We hadden in 2020 geen schendingen van onze regels over integriteit.

Personeelsbeleid en organisatieontwikkeling
We willen dat onze medewerkers op een goede manier in onze organisatie kunnen blijven werken. Dat noemen we duurzame inzetbaarheid. Dat blijft leidend in ons personeelsbeleid. We vinden het belangrijk dat medewerkers blijven leren en zich ontwikkelen. Hierbij stimuleren we de medewerker om zelf de regie in handen te nemen.

Ook in 2020 organiseerden we samen met een aantal andere Zeeuwse overheden 'de Zeeuwse Meester in je werk week'. We bieden dan verschillende workshops aan die betrekking hebben op de persoonlijke ontwikkeling. Deze keer waren de workshops digitaal.

Daarnaast werkten we in 2020 aan verschillende thema’s zoals competenties.

In 2020 vulden we ruim dertig vacatures in waaronder de vacature voor afdelingshoofd Omgeving en Economie.

De Wet banenafspraak is ook voor onze organisatie de komende jaren een blijvend aandachtspunt. 2020 was een bijzonder jaar en dat leidde ertoe dat we de aanpak iets aanpasten om toch invulling te geven aan deze doelstelling. In het concept werving- en selectiebeleid besteden we nu expliciet aandacht aan deze doelgroep.

We onderschrijven het doel om meer mensen uit de banenafspraak te plaatsen op de beschikbare banen binnen onze organisatie. Dit past bij inclusief werkgever zijn én onze voorbeeldfunctie. Als er een vacature ontstaat (dé kans om te onderzoeken of iemand met een arbeidsbeperking geschikt is) kijken we of we het takenpakket zo kunnen aanpassen dat een plaatsing uit het doelgroepenregister mogelijk is.

Arbeidsomstandigheden
In 2020 startten we met de voorbereiding voor de actualisering van de risico-inventarisatie en evaluatie die we in 2021 gaan uitvoeren.

Planning en control
Door middel van ‘planning en control’ maken we afspraken om de doelen, en de verantwoording daarover, te bereiken. Deze doelen zijn voor de verschillende beleidsterreinen en de bedrijfsvoering geformuleerd. Wij legden deze dit jaar vast in beleidsplannen, programmabegroting en afdelingsplannen. In 2020 vervingen we, als gevolg van een evaluatie, de perspectievennota door een kaderbrief op hoofdlijnen.

Het Coalitieakkoord 2018-2022 verwerkten wij in de programmabegroting.

Wij evalueerden het planning- en control proces in 2019, waardoor we vanaf 2020 verbeteringen konden doorvoeren:

• een kaderbrief op hoofdlijnen
• een kortere doorlooptijd van het jaarrekening proces
• het invoeren van een financiële perioderapportage
  

Wij rapporteerden tussentijds in een nieuwe beleidsmatige voortgangsrapportage en vanaf de zomer in drie financiële perioderapportages over de voortgang. In de perioderapportage namen wij ook de effecten van COVID-19 mee, waardoor er een actueel financieel beeld beschikbaar was.

In 2020 introduceerden wij een nieuw, vereenvoudigd grootboekschema. Onze organisatie werkt hier vanaf 2020 ook mee. Door de flexibiliteit hiervan konden wij de kosten door COVID-19 al vanaf maart apart registreren.

Het softwarepakket voor de digitalisering van de planning en control documenten breidden we nog verder uit. Via een portal op onze website presenteren we de begroting en de jaarrekening.

Samen met de Belastingdienst zijn we volop bezig met de doorontwikkeling van horizontaal toezicht. Door onze processen goed fiscaal in beeld te brengen in 2021 kunnen we aan de eisen van de Belastingdienst blijven voldoen. Hierdoor kunnen we het horizontaal toezicht voortzetten.

Daarnaast gingen wij voor de Regiodeal Zeeuws-Vlaanderen de kassiersfunctie doen. In deze Regiodeal staan achttien projecten die op basis van beschikkingen geld via onze gemeente van het Rijk ontvangen.

Onderdeel van de kassiersfunctie is ook het monitoren van de voortgang van de projecten. Over de voortgang van de projecten vindt overleg plaats met het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit.

Onderzoeken
We voeren onderzoeken uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie. Ook doen wij mee aan onderzoeken bij gemeenschappelijke regelingen in Zeeland. In het onderzoeksprogramma 2020 stond een onderzoek bij de gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsverband Collectief Vervoer Zeeuwsch-Vlaanderen. Dit onderzoek is als gevolg COVID-19 doorgeschoven van 2020 naar 2021.

Rechtmatigheid(sverantwoording)

Wij hebben, naast doelmatigheid en doeltreffendheid, ook grote aandacht voor rechtmatigheid. Rechtmatig handelen betekent dat wij voldoen aan wet- en regelgeving. In 2020 hebben wij verder gewerkt aan het verbeteren van onze administratieve organisatie en interne beheersing. Uit de tussentijdse rapportage van de accountant (boardletter 2020) blijkt dat we op de goede weg zijn. Dit is ook nodig om vanaf 2021 de verplichte rechtmatigheidsverantwoording af te leggen.

Online diensten

We maakten www.terneuzen.nl in 2020 vrijwel volledig digitaal toegankelijk. En we publiceerden een toegankelijkheidsverklaring op de website. We volgden hierbij de normen uit het dit jaar ingegane 'Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid'. Onze verklaring baseerden we op extern uitgevoerde testen.

Digitaal werken
We besloten eind 2020 om de fysieke documenten die we sinds 2012 digitaliseerden, met terugwerkende kracht te vervangen. Vanaf die datum is het digitaal archief nu leidend. Aan dit besluit lagen de nodige kwaliteitscontroles en een positief advies van de gemeentearchivaris ten grondslag.

We willen onze belangrijkste digitale archieven ook voor de volgende generaties beschikbaar en toegankelijk houden. In 2020 experimenteerden we voor het eerst met het digitaal overbrengen van stukjes archief naar het E-depot van het Zeeuws Archief.

Informatie, applicaties en portals

In 2020 hebben we een aantal belangrijke aanbestedingen afgerond op het gebied van financiën en personeel en organisatie. Een aantal andere aanbestedingen ging in 2020 van start voor burgerzaken en werk en inkomen. Die ronden we in 2021 af.

Informatiebeveiliging en Privacy

Op het gebied van privacy zijn er in 2020 belangrijke stappen gezet. Een aantal documenten zoals het privacybeleid, privacyreglementen, cameraprotocol en een protocol voor bodycams zijn definitief vastgesteld. Dit betekent dat wij zowel aan onze burgers als aan onze medewerkers laten zien hoe wij omgaan met de AVG (Algemene Verordening voor Gegevensbescherming) en privacy in het algemeen.
Bescherming van persoonsgegevens maar zeker ook informatiebeveiliging in het algemeen is belangrijk en wordt nog steeds belangrijker. We zien in 2020 een grote toename aan cybercriminaliteit. Niet alleen bedrijven maar steeds meer burgers worden direct getroffen door aanvallen waarbij criminelen de identiteit van een vertrouwde partij aannemen om mensen te misleiden. Identiteitsfraude, spyware, ransomware en andere soorten van criminaliteit zijn aan de orde van de dag. De aanvallen vinden plaats via e-mail, sms, WhatsApp, telefonisch en via alle andere vormen van internetverkeer. Met behulp van bewustwordingscampagnes proberen we onze medewerkers voortdurend te attenderen op de gevaren van verdachte links in de mail of gevaarlijke bestanden die meegestuurd worden.
Het versturen van informatie naar verkeerde personen via email of post maakt inbreuk op de privacy van medewerkers en burgers. Verschillende keren hebben wij zo’n incident gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De instantie die toezicht houdt op de privacy.

Grote incidenten hebben zich gelukkig niet voorgedaan. Het jaar begon wel met een incident waarbij kwetsbaarheden werden ontdekt in de voorzieningen die het mogelijk maken om vanaf een andere locatie dan ons stadhuis de werkzaamheden te verrichten. De schade is beperkt gebleven omdat de kwetsbaarheden uiteindelijk gesignaleerd waren in onderdelen die wij niet in gebruik hebben.
2020 was het jaar waarin voor het eerst de Baseline Informatievoorziening voor de Overheid (BIO) in werking is getreden. Dit betekent dat er landelijk één algemeen normenkader geldt voor informatiebeveiliging, gebaseerd op internationale herkenbare ISO-normen.
De BIO legt meer de nadruk op risicomanagement. Bij alles wat we doen in werkzaamheden en processen moet informatiebeveiliging en privacy standaard onderdeel uitmaken van de beslissingen en besluiten die we nemen. De maatregelen in de BIO waaraan overheden moeten voldoen zijn minder dan in de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG), die niet langer van toepassing is. Wel zit er minder flexibiliteit in het toepassen van de maatregelen, de maatregelen zijn verplicht.
Ondanks het nemen van allerlei maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging blijf je afhankelijk van derden. Zo hebben we te maken gehad met een incident waarbij brand ontstond in een hoofdverdeler van een stroomvoorziening. Dit had tot gevolg dat er enkele uren geen dienstverlening plaats kon vinden.
Kwetsbaarheden zijn er eigenlijk dagelijks. Bij alles wat we moeten en willen produceren zijn het de medewerkers die dit uitvoeren. Op het gebied van informatiebeveiliging en privacy blijkt nog steeds dat de mens de zwakste schakel is. Fouten zijn eenvoudig gemaakt. Een kleine fout in een update van programmatuur bijvoorbeeld kan ervoor zorgen dat de dienstverlening in het geding komt. Professionalisering, bijscholing, bewustwording en gezond verstand bij alles wat we doen zijn belangrijke aandachtspunten ook op het gebied van beveiliging en privacy.

De algemene archieven van de voormalige gemeenten Axel, Sas van Gent en Terneuzen verhuisden eind 2020 naar het Zeeuws Archief. Het gaat om archieven opgebouwd in de periode 1990 tot en met 2002. De oudere archieven verhuisden al eerder. Het Zeeuws Archief beheert het 'oud' historisch archief.

Interne communicatie
De nadruk lag op het coachen en ontwikkelen van het communicatiebewustzijn en de communicatievaardigheden van onze medewerkers. Ook vroegen we extra aandacht voor helder taalgebruik, beeldcommunicatie, en communicatie via online platforms en sociale media (Facebook, Instagram, Youtube, Twitter, Linkedin).

Externe communicatie
We streefden daarnaast naar een optimaal verloop van onze externe communicatie. De online mogelijkheden voor interactie kreeg door COVID-19 een enorme impuls. We sloten aan bij de wensen en informatiebehoeften van onze inwoners, bedrijven en instellingen.

Jaarlijks stellen wij een inkoopplan op. In dit plan nemen wij aan de hand van een prioriteitenstelling de specifieke inkoopactiviteiten voor dat jaar op.
In 2020 verleenden wij ook weer de inkoopondersteuning aan de RUD Zeeland en de gemeente Sluis. Deze ondersteuning zetten wij voort in 2021. Daarnaast hebben we in 2020 een aantal Zeeuwse trajecten en een grensoverschrijdend inkooptraject begeleid.

In 2020 is Social Return On Investment (SROI) toegepast bij zes projecten voor een bedrag van circa € 23.000. Enkele projecten waarbij SROI is toegepast zijn het ‘asfaltbestek’ en het plan ‘Veerhaven’. Daarnaast wordt SROI doorlopend toegepast bij de contracten Wet maatschappelijke ondersteuning (huishoudelijke zorg en hulpmiddelen), schoonmaak via Dethon en catering.

In 2020 werd circa 53% van het via inkoop-en aanbestedingstrajecten gerealiseerde inkoopvolume lokaal (Zeeuws-Vlaanderen) ingekocht. Dit percentage is gestegen ten opzichte van vorig jaar en in lijn met de jaren daarvoor.

Bij het opstellen van de bestekken houden we zoveel mogelijk rekening met de thema’s die spelen rondom Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (voorheen aangeduid als duurzaam inkopen). Dit zijn onder andere de volgende thema’s:

• milieuvriendelijk;
• MKB-vriendelijk;
• circulair/biobased inkopen.

Onze inkoopresultaten in 2020 zijn:

 
Met selectieresultaat geven wij aan wat de opbrengst is van een meervoudig offertetraject. Het selectieresultaat berekenen wij door het verschil te nemen tussen de gemiddelde (markt)prijs van de aanbiedingen en de prijs van de geselecteerde aanbieding. In 2020 is het selectieresultaat flink gestegen. Dit komt door één Nationaal Openbare aanbesteding met als gunningscriterium laagste prijs voor een vierjarig raamcontract. Zonder deze aanbesteding zou het selectieresultaat op 8% zijn uitgekomen.
De besparingen ten opzichte van de ‘oude situatie’ hebben betrekking op contracten die 2020 afliepen en opnieuw moesten worden aanbesteed. In 2020 waren dit onder andere de brandstof voor de voertuigen, flexibele arbeid en de bedrijfskleding. Maar ook mobiele telefonie, werktuigbouwkundige installaties grote gebouwen en de postbezorging. De aantekening bij het genoemde percentage is dat dit afhankelijk is van de uiteindelijk af te nemen volumes.

We behandelden de volgende zaken:

Bij bezwaarschriften hadden we meer Participatiezaken en zaken over omgevingsvergunningen. Ook ontvingen we 65 bezwaarschriften tegen de afsluiting van de Scheldeboulevard.

Het grote aantal Koninklijke onderscheidingen in 2020 komt doordat de automatische benoemingsgrond (meer dan twintig dienstjaren) voor de vrijwillige brandweer is vervallen.  Voor alle leden van de vrijwillige brandweer die aan het criterium voldeden, vroegen we nog lintjes aan. Dat betekent dat vorig jaar 21 leden van de vrijwillige brandweer in onze gemeente een lintje kregen.